Quali sono gli errori in busta paga e come non commetterli

Gli errori in busta paga possono essere commessi per vari motivi, ad esempio per una distrazione materiale di chi si occupa della sua redazione oppure per omissione volontaria del datore di lavoro, comportando il rischio di ricevere la comminazione di sanzione economiche salate per la propria azienda. Infatti, attorno alle buste paga ruotano dei diritti in favore dei dipendenti che devono essere rispettati e che comportano delle multe se non vengono rispettate da parte dell’impresa che li fa lavorare. Prima di analizzare quali sono le inesattezza più comuni che possono contenere i cedolini paga, ricordiamo che su di esse devono figurare:

• i dati anagrafici del dipendente con il suo nome, cognome, codice fiscale, posizione lavorativa e livello contrattuale, e del datore di lavoro, ovvero la sua ragione sociale e la sede lavorativa;
• il periodo di riferimento, cioè il mese e l’anno a cui si riferisce la retribuzione;
• le componenti della retribuzione come paga base, minimo tabellare, scatti di anzianità, indennità di contingenza, premi di produzione, bonus, straordinari, indennità di mensa, trasferta e altre;
• i contributi previdenziali ed assistenziali a carico del lavoratore, del datore di lavoro e gli importi versati agli enti di riferimento;
• le detrazioni fiscali da lavoratore dipendente, per i figli ed i familiari a carico e le altre a cui egli può accedere;
• le trattenute fiscali, previdenziali ed assistenziali come IRPEF, addizionali regionali e comunali, più altre trattenute come anticipi e prestiti;
• la data di scadenza del contratto se questo è a termine;
• la data dell’ultimo giorno di lavoro effettuato in caso di dimissioni o licenziamento e le relative indennità di fine rapporto.

Inoltre, il cedolino paga deve contenere obbligatoriamente l’indicazione della posizione INPS, la posizione, l’autorizzazione ed il timbro INAIL per renderla ufficiale e valida secondo quanto previsto dal LUL, il Libretto Unico del Lavoro. La compilazione della busta paga può portare a degli errori che possono essere realizzati soprattutto pe quelle voci che prevedono un conteggio da effettuare e bisogna fare grande attenzione per evitare di commetterli.

Gli errori in busta paga più comuni

Un recente studio ha dimostrato che quattro dipendenti su dieci hanno vissuto l’esperienza di errori commessi sulla propria busta paga, evidenziando che questo problema è fonte di stress e sfiducia nei confronti del datore di lavoro. soprattutto quando si riscontrano ritardi nei pagamenti. Sicuramente, tra le omissioni sul cedolino paga dei dipendenti più frequenti ci sono:

• l’erroneo calcolo delle ore lavorate che non conteggia le ore di straordinario, le ferie ed i permessi usufruiti, le assenze da lavoro retribuite e non, i riposi settimanali;
• la cattiva applicazione delle detrazioni fiscali frutto dell’utilizzo di informazioni superate o di mancate comunicazione da parte del dipendente;
• gli errori nel computo dei contributi previdenziali ed assistenziali che non consentono ai lavoratori la possibilità di accedere ai benefici che spettano loro.

Per evitare di commettere errori simili nel cedolino paga conviene che il datore di lavoro adotti strumenti che permettano a chi si occupa della sua redazione di non sbagliare, ed i lavoratori devono leggere la busta paga per verificare che tutte le voci contenute siano compilate in modo corretto.

Le conseguenze degli errori in busta paga per i lavoratori

Le conseguenze degli errori in busta per i lavoratori in busta paga variano in base alla tipologia di inesattezza inserita nella sua compilazione. Nell’ottica delle omissioni più comuni, il dipendente rischia di:

• percepire una retribuzione inferiore rispetto a quella dovuta se ci sono nel cedolino paga degli errori nel conteggio di ore lavorate, anche straordinarie, ferie e permessi di cui si è beneficiato;
• la restituzione di importi all’Agenzia delle Entrate per la sbagliata quantificazione delle detrazioni fiscali, in particolare quelle da lavoro dipendente e per i familiari a carico che sono legate al reddito percepito.

In caso di errori in busta paga che comportano il percepimento di somme inferiore a quelle spettanti, il dipendente può richiedere la rettifica del cedolino paga e la restituzione degli importi dovuti entro cinque anni dalla data in cui essi dovevano essere versati, dieci anni di prescrizione per le ferie non godute. Solitamente. è meglio fare questa richiesta entro il giorno sedici del mese successivo, per effettuare il versamento di imposte e contributi mediante F24 con il conguaglio. Per questi motivi è importante che i lavoratori controllino la propria busta paga, verificando eventuali inesattezze di tipo retributivo e contributivo.

Cosa fare se ci sono errori in busta paga

Quando si riscontrano degli errori in busta paga ci sono due strade che possono essere percorse dal dipendente per far rispettare i propri diritti, in base alla tipo di mancanza rilevata. Infatti, egli può:

• inviare una email al datore di lavoro o all’ufficio paghe per spiegare l’errore commesso per chiedere la sua correzione e l’aggiunta delle somme mancati nel cedolino paga seguente quando l’omissione è di tipo materiale;
• rivolgersi ad un esperto in buste paga, ad un consulente del lavoro o a un sindacato per far rispettare i propri diritti in seguito ad un errore frutto di una condotta illecita, commesso dal datore di lavoro ad esempio per non pagare trattamenti retributivi, contributivi e fiscali da lui dovuti, intraprendendo anche un’azione legale nei suoi confronti.

Per trovare gli errori in busta paga è necessario controllare che su di essa siano indicati correttamente i propri dati personali, il periodo di retribuzione a cui si riferisce, il conteggio delle ore lavorate, ferie e permessi, la paga base e le voci accessorie, le detrazioni fiscali e previdenziali, confrontare il lordo con il netto dello stipendio, questa pratica è fondamentale per avere riconosciuti i corretti importi ed evitare di pagare tasse dopo tempo e che non erano state precedentemente corrisposte per omissioni nel cedolino paga. Puoi rivolgerti ai nostri esperti nelle buste paga per verificare che il tuo cedolino non contenga errori e sia in regola, qualora questa attività risulta essere complicata.

Busta paga sbagliata e datore di lavoro

In caso di busta paga sbagliata, il datore di lavoro può contattare i responsabili in azienda della sua compilazione e rifare tutti i conteggi necessari. Ci si può dotare di un software gestionale per aggiornare le informazioni sui dipendenti ed applicare correttamente sul cedolino paga. Inoltre, il capo rischia la comminazione di sanzioni:

• da mille a 6mila euro per gli errori in busta paga che riguardano più di dieci dipendenti e continuano per più di un anno, riguardanti mancanze o falsificazioni nelle registrazioni, come errori nel calcolo delle ore di straordinario o il mancato riconoscimento delle indennità spettanti, la quantificazione è determinata dal danno subito dai dipendenti;
• da 500 a 3mila euro per le omissioni in busta paga che coinvolgono più di cinque lavoratori per più di sei mesi, come ad esempio il mancato riconoscimento degli straordinari per tutto un reparto o l’assenza di aggiornamento delle diverse voci retributive, determinate in base alle conseguenze sull’organizzazione e sui dipendenti;
• da 150 a 1.500 euro per piccoli errori legati al calcolo sbagliato delle ore, della retribuzione, dei bonus e che riguardano un numero limitato di dipendenti e commessi senza la volontà di commettere una frode.

Le conseguenze della busta paga sbagliata deve essere pagata sempre dal datore di lavoro che deve pagare le eventuali sanzioni amministrative in caso di condotta continuativa, riconoscere ai dipendenti la differenza e gli interessi sulla parte di retribuzione non riconosciuta, versare gli arretrati fiscali all’Agenzia delle Entrate. La sua responsabilità per gli errori sui cedolini paga è valida anche quando essi vengono commessi da terzi, come ad esempio commercialisti o consulenti di lavoro, avendo però la facoltà di rivalersi nei loro confronti in sede legale. Compila il form per ricevere l’assistenza dei nostri consulenti e calcolare in modo corretto le buste paga dei tuoi dipendenti, per evitare le ripercussioni economiche derivanti dalle omissioni commesse nella loro compilazione.