Sapere quando effettuare la comunicazione delle ferie ai dipendenti è importante per evitare malcontento, equivoci e improduttività da parte di questi ultimi in seguito alla loro organizzazione e pianificazione. Il diritto alle ferie annuali per i lavoratori è riconosciuto costituzionalmente dall’articolo 36, esse devono essere retribuite e non vi si può rinunciare.
Infatti, l’errata tempistica nel comunicare ai dipendenti quando potranno andare in ferie può creare problemi nell’organizzazione delle risorse e nel clima interno all’azienda in quanto non potranno programmare al meglio il tempo libero desiderato.
Solitamente, le attività utilizzano software che consentono di gestire senza alcun problema ferie e permessi, semplificando il processo e permettendo di avere un quadro completo sulla loro maturazione e quantificazione. I datori di lavoro devono fare attenzione alla corretta gestione del processo relativo alle ferie, in caso di errori si rischia la comminazione di sanzioni che vanno da 120 a 5.400 euro a dipendente.
Per questi motivi, è importante che i titolari dell’impresa, i responsabili delle risorse umane e gli amministratori non sottovalutino e svolgano una comunicazione al dipendente delle fiere in modo trasparente e chiaro, seguendo gli interessi dei lavoratori e quelli aziendali.
Comunicazione ferie ai dipendenti: quanto tempo prima farlo?
I datori di lavoro devono sapere che non c’è un tempo stabilito dalla Legge entro il quale comunicare ai dipendenti le ferie di cui possono fruire, ma per mantenere un rapporto di lavoro corretto ed in buona fede è meglio farlo con un buon anticipo.
Infatti, l’articolo 2019 del Codice civile afferma che è obbligo del datore di lavoro comunicare ad i suoi dipendenti il periodo stabilito per il godimento delle loro ferie in modo preventivo, tenendo conto dei bisogni dell’azienda e dei lavoratori.
Quindi, il piano ferie deve prevedere un preavviso congruo dal punto di vista temporale, necessario ai dipendenti per presentare alla propria impresa le loro richieste ed al datore di lavoro per valutarle ed apportare eventuali modifiche. Si devono evitare carichi di lavoro troppo pesanti o errori nei dipendenti nelle richieste di ferie se il piano non è chiaro.
Solitamente, questo preavviso è pari a due o tre mesi prima del periodo di ferie, tempo utile ai lavoratori per organizzare i propri impegni personali ed all’azienda di programmarle in base alle proprie esigenze produttive e senza rallentarle.
Quali sono le ferie fruibili dai dipendenti
I dipendenti possono beneficiare di varie tipologie di ferie che prevedono ognuna di essa differenti modalità di fruizione e che comportano diversi meccanismi che devono essere fatti seguire dalle aziende. Infatti, si possono godere delle:
- ferie per chiusura aziendale, sono giorni di vacanza che il dipendente si deve prendere, in quanto l’azienda è chiusa, utilizzando i giorni maturati, con i datori di lavoro che devono informarli delle motivazioni legati al fermo delle attività;
- ferie collettive durante la chiusura dell’azienda che non possono superare le tre settimane e sono previste dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro e nei periodi di bassa attività;
- ferie estive devono essere organizzate con piano ferie preciso e dettagliato, oltre ad essere comunicate con largo anticipo, evitando così che i dipendenti le richiedano nello stesso periodo e la mancata copertura della produzione.
Inoltre, il datore di lavoro può effettuare la revoca delle ferie se ci sono dei motivi validi e documentabili, tenendo conto degli obblighi contenuti nei CCNL in merito al rimborso delle spese sostenute dal dipendente in maniera anticipata per l’organizzazione del loro godimento.
Come funziona la comunicazione delle ferie ai dipendenti
Le buone pratiche per la comunicazione delle ferie ai dipendenti da parte di datori di lavoro, responsabili HR ed amministratori è quello di presentare il piano ferie aziendale con largo anticipo, magari con uno schema nel quale inserire i periodi richiesti.
A questo punto, spetta all’imprenditore approvare o negare le richieste di ferie in modo rapido e chiaro, indicandone le motivazioni della decisione, mentre se la loro valutazione è in linea con le esigenze produttive aziendali si può procedere con la condivisione del piano ferie definitivo.
Sarebbe utile che il piano ferie definitivo fosse a disposizione dei dipendenti già ad inizio anno, in modo che i lavoratori possano organizzare i propri giorni di vacanza estivi ed invernali per tempo, quattro settimane annuali retribuite di cui almeno due da fruire nell’anno di maturazione. Si può anche richiedere ai dipendenti di fruire dei giorni di ferie residui ad inizio anno per evitare la loro sovrabbondanza.
In questo modo, si eviteranno sovrapposizioni nei giorni di ferie da fruire tra componenti dello stesso reparto, senza fare distinzione tra grado e livello di responsabilità, privilegiando la loro rotazione in caso di richieste nello stesso periodo. Il datore di lavoro può anche chiedere che le ferie residue vengano sfruttate dai dipendenti al di fuori dei periodi scolastici se hanno figli, in modo da non avere problemi nella loro sorveglianza.
Come comunicare le ferie ai dipendenti
La normativa vigente non configura gli strumenti obbligatori da utilizzare per comunicare le ferie ai dipendenti, però la forma scritta o la scelta di canali che consentano la loro conoscenza da parte dei collaboratori è fondamentale.
Uno degli strumenti più utilizzati sono le PEC, la semplice email potrebbe finire nello spam o non essere letta dai lavoratori, oltre a non avere il carattere ufficiale, lo stesso discorso vale per una bacheca affissa in reparto, il foglio potrebbe andare perso o non essere visualizzato.
Invece, un altro metodo utilizzato in modo efficace per la comunicazione delle ferie ai dipendenti è l’utilizzo di software che consentono la gestione online dei giorni di vacanza e di permesso di cui possono fruire i collaboratori dell’azienda, utile anche per garantire la sicurezza dei dati e la privacy dei dipendenti. Infatti, questo sistema consente ai dipendenti di consultare all’interno del proprio account i giorni maturati, quelli residui e controllare il calendario degli altri collaboratori, potendo così inoltrare in modo consapevole le richieste di ferie, ricevendo poi una notifica relativa alla loro negazione o approvazione, rendendo questo processo soddisfacente per lavoratori e datori.
Compila il form per ricevere l’assistenza dei nostri consulenti ed effettuare al meglio la comunicazione delle ferie ai dipendenti, evitando errori e malumori tra la forza lavoro. Non esitare a contattarci per realizzare correttamente il piano ferie aziendale ed evitare le sanzioni in caso di mancanze rispetto alle norme di Legge in materia di giorni retribuiti di vacanze e permessi di cui hanno diritto i tuoi collaboratori.
