Calcolare il rimborso chilometrico in busta paga per i dipendenti che svolgono le loro mansioni in trasferta è una attività che capita spesso ai datori di lavoro.
Infatti, per farlo è necessario consultare i coefficienti indicati nelle Tabelle ACI che mostrano il costo chilometrico corrispondente al modello, alla marca ed alla serie del veicolo utilizzato dal lavoratore per la trasferta di lavoro.
Quindi, sono necessarie avere le informazioni relative al tipo di veicolo, al suo modello ed alla serie, oltre alla sua tipologia di alimentazione per retribuire in busta paga il rimborso.
A questo punto, basterà trovare la riga corrispondente nella Tabella ACI al veicolo usato e moltiplicare l’importo indicato per i chilometri percorsi nella trasferta.
Cosa è e quando si ha diritto al rimborso chilometrico in busta paga
Cos’è il rimborso chilometrico? Il rimborso chilometrico ai dipendenti è la somma che si riconosce loro per le spese riguardanti l’utilizzo del proprio mezzo, la propria auto o un mezzo a noleggio, quando si effettuano le trasferte lavorative.
Questa indennità è differente dal rimborso spese che il dipendente percepisce quando si muove per lavoro utilizzando i mezzi pubblici come autobus, treni o aerei. In questo caso, servirà presentare al datore di lavoro i titoli di viaggio o i biglietti acquistati.
I rimborsi delle spese di viaggio sostenute fanno parte del costo del personale dipendente e devono essere rimborsate al lavoratore direttamente in busta paga. Inoltre, bisogna conoscere i tipi di rimborso ed i sistemi di rimborso in quanto ci sono aziende che riconoscono rimborsi separati ad esempio per altre spese come ad esempio il carburante.
A chi spetta il rimborso chilometrico per trasferta? Il rimborso per i chilometri percorsi spetta a dipendenti, agli amministratori, ai soci ed al personale esterno con contratto di collaborazione, anche occasionale, che si recano in un luogo diverso dalla sede di lavoro abituale con un mezzo proprio per svolgere mansioni o comiti per l’azienda in cui lavorano.
Come richiedere il rimborso chilometrico in busta paga
Per richiedere ed ottenere il rimborso chilometrico bisogna presentare una domanda che indichi la marca ed il modello del veicolo utilizzato, il punto di partenza e di arrivo del viaggio ed il numero dei kilometri percorsi.
Ricevuta la domanda di rimborso dal lavoratore, il titolare, l’amministratore o il responsabile HR devono:
- verificare la completezza e la correttezza dei dati dichiarati nella nota spese o nel modulo di rimborso chilometrico;
- accettare o meno la domanda;
- determinare quale è l’ importo da riconoscere al lavoratore, effettuando il calcolo del rimborso chilometrico;
- gestire il rimborso e pagarlo in busta paga.
Ricordiamo che non si deve rimborsare chilometrico per il tragitto casa-lavoro a meno che si tratti lavoratori senza sede di lavoro fissa come agenti di commercio e addetti alle consegne. In questi casi, bisognerà pagare le ore dedicate al tragitto casa-lavoro e viceversa con una tariffa legata alla retribuzione oraria ed è soggetta a tassazione identica a quella retributiva così come la deducibilità come costo del personale per il datore di lavoro.
La tassazione del rimborso chilometrico ai dipendenti in trasferta
Il trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici è differente sia per il lavoratore che per il datore di lavoro rispetto alla normale retribuzione.
Infatti, il rimborso chilometrico è tassato:
- come il resto del reddito per le trasferte all’interno del Comune della sede abituale di lavoro e le somme rimborsate concorrono a formare il reddito del lavoratore;
- il rimborso non è tassato se la trasferta è fuori dal Comune della sede di lavoro se viene calcolato con i coefficienti delle Tabelle ACI.
Per far fronte ai controlli fiscali non serve l’autorizzazione del datore alla trasferta ma basta conservare i documenti che attestano il calcolo per il rimborso chilometrico e la documentazione prodotta dal lavoratore come la nota spesa ed i giustificativi fiscali del carburante.
La deducibilità fiscale dei rimborsi chilometrici per le aziende
Il rimborso chilometrico è interamente deducibile in quanto considerato come costo del personale ed i suoi importi sono quindi pienamente deducibili dal reddito.
In sostanza, il rimborso km versato in busta paga è esente dalle tasse per l’azienda tranne se il mezzo proprio utilizzato dal dipendente per la trasferta supera i 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina ed i 20 cavalli fiscali per quelli a gasolio.
Per questi casi, le spese non saranno deducibili al 100 per cento ma bisognerà consultare la tabella dei costi di esercizio per percorrenza annua presenti sul sito dell’ACI.
Per effettuare il calcolo del rimborso chilometrico dipendenti puoi verificare i rispettivi coefficienti in:
Contatta gli esperti di bustepaga.it per comprendere come applicare il rimborso ai dipendenti per il costo km di ogni veicolo utilizzato per le trasferte lavorative e sapere quale è l’importo da versare in busta paga in base al suo calcolo.
