La conservazione buste paga non è obbligatoria ma può essere una scelta utile per il datore di lavoro ed il dipendente.
Infatti, la consegna della busta paga al lavoratore dal datore di lavoro è un obbligo che se violato dal datore di lavoro può portare a delle sanzioni ma conservare le buste paga non lo è altrettanto.
Oggi archiviare le buste paga è molto più semplice in quanto i cedolini possono essere tranquillamente consultati telematicamente senza doverli andare a ritrovare tra le varie carte di aziende e lavoratori.
Inoltre, la copia della sua busta paga serve a dimostrare l’esistenza del rapporto del lavoro con il dipendente e per dimostrare di averle consegnate al lavoratore.
Vediamo insieme i modi per la conservazione delle buste paga da parte del datore di lavoro e da parte dei dipendenti e per quanto si devono conservare i documenti di paga.
Perché conservare le buste paga: non è obbligatorio per legge
La busta paga è il documento che viene consegnato al dipendente ed attesta l’avvenuta retribuzione mensile da parte dell’attività per la quale presta servizio.
L’obbligo di consegna delle buste paga è invece imposto ai datori di lavoro dalla Legge ed in caso di accertamento degli Organi di Vigilanza bisogna anche mostrare:
- il Libro Unico del Lavoro;
- le buste paga cartacee firmate dal dipendente;
- in alternativa, le buste paga dei tuoi dipendenti firmate con la consegna del documento tramite posta elettronica o archiviate in un servizio online di conservazione.
Inoltre, in caso di ispezione o per contestare il mancato pagamento dello stipendio, la busta paga ha la valore di prova come quietanza del pagamento e presunzione dell’adempimento dell’obbligo retributivo e non che il dipendente ha ricevuto effettivamente quanto gli è dovuto.
L’imprenditore deve inviare la busta paga al commercialista in quanto essa serve per il calcolo delle uscite mensili e annuali sulle quali definire il reddito imponibile e l’aliquota fiscale applicata e per ottenere le deduzioni previste dal regime fiscale a cui si aderisce.
Come conservare le buste paga: può essere utile conservarle ai fini della retribuzione
Il datore di lavoro ha due alternative per assolvere quello che non è un vero e proprio obbligo di conservazione ma è una pratica utile: la conservazione cartacea e quella digitale.
La conservazione cartacea può avvenire all’interno di faldoni o schedari che non sempre sono veloci da consultare per recuperare all’evenienza le buste paga dei propri dipendenti richieste.
Invece, la conservazione digitale può essere fatta tramite file da salvare all’interno dei propri dispositivi elettronici o attraverso software che offrono un servizio di archiviazione buste paga online in un area riservata a cui può accedere soltanto il dipendente, consentono di recuperare le buste paga in modo rapido, evitando perdite di tempo e dimostrando la massima efficienza ed organizzazione.
Conservare i prospetti paga serve anche per i lavoratori che oltre alle questioni relative alla contestazione da parte del dipendente per mancati pagamenti, possono avere le esigenze di esibire le buste paga degli ultimi mesi o anni per dimostrare di possedere i requisiti economici per accedere ad un mutuo o ad un prestito, il contratto di affitto per una casa o per il noleggio di un auto.
La conservazione delle buste paga: per quanto tempo farlo?
A questo punto la domanda che possiamo farci è: per quanto tempo conservare le buste paga? Sia da parte del lavoratore che per il datore di lavoro è pari a 5 o 10 anni.
La conservazione dei cedolini per almeno 5 anni serve al lavoratore non solo in sede di contestazione da parte dei propri dipendenti di eventuali obblighi o diritti non rispettati dal proprio datore come la mancata retribuzione o per differenze retributive, ma anche per dimostrare l’esistenza del rapporto di lavoro ai fini dei contributi versati in un dato periodo o per il riconoscimento di quelli non versati ed ottenere la pensione attraverso tutte le buste paga relative a quell’arco di tempo.
Discorso simile vale per il datore di lavoro in quanto il Codice Civile prevede la prescrizione in 5 anni per gli elementi della retribuzione da corrispondere, 10 per le ferie, decorrenti dalla conclusione del rapporto di lavoro e non data di consegna della busta paga. Trascorsi i 5 anni le autorità controllanti non potranno chiedere di consegnare i cedolini come prova certificata di eventuali inadempienze.
L’obbligo di conservazione dei prospetti paga non esiste ma è utile per utilizzare le buste paga come prova per controlli e contestazioni dell’Ispettorato del Lavoro, con valore di quietanza di pagamento dei corrispettivi dovuti.
Conservare i cedolini paga e la privacy
Conservare le buste paga in modo corretto è consigliabile per rispettare il Regolamento UE 2016/679 GDPR che sancisce i principi di limitazione della finalità, minimizzazione e limitazione della conservazione dei dati personali dei dipendenti.
Per questi motivi, le buste paga relative ai pagamenti degli stipendi dei dipendenti devono essere:
- conservate rispettando i principi descritti qui sopra come la dimostrazione del rispetto dell’obbligo retributivo da parte del datore di lavoro;
- l’archiviazione delle buste paga deve avvenire fino a quando sono utili per eventuali contenziosi ed ispezioni del lavoro;
- conservarle criptando le generalità dei dipendenti ed esibirle in caso di controlli da parte dell’INAIL e dell’INPS.
Conservare tutta la documentazione correttamente aiuta a risparmiare tempo e spazio ed a evitare sanzioni da parte delle autorità.
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