La tipologia di rimborso spese a piè di lista è uno modi utilizzati dalle aziende per rimborsare le spese sostenute da dipendenti e collaboratori per svolgere l’attività lavorativa in trasferta, ricevendo il rimborso totale delle stesse.
Infatti, il rimborso delle spese a piè di lista, detto anche analitico, è uno dei sistemi che le imprese usano per calcolare l’ indennità di trasferta giornaliera in busta paga.
Questo metodo permette al datore di lavoro, rispetto al rimborso forfettario, di riconoscere al dipendente che ha effettuato la trasferta solo le spese che che ha realmente sostenuto.
Il dipendente deve presentare una nota spese fatte in trasferta con le informazioni che giustificano la loro esecuzione per ottenere il rimborso spese analitico .
Vediamo insieme nel dettaglio quali sono le regole che riguardano il tipo di rimborso a piè di lista per funzionamento, costi ammessi e la deduzione delle spese in trasferta.
Come funziona il rimborso spese a piè di lista
Come detto precedentemente in questo articolo, per ottenere il rimborso delle spese effettuate al di fuori della sede abituale di lavoro attraverso il rimborso a piè di lista è necessario presentare la nota spese.
La documentazione delle spese deve contenere la data, il luogo ed il motivo della trasferta, oltre alle prove dei costi sostenuti come ticket, scontrini o fatture.
Il lavoratore deve chiedere il rimborso delle spese sostenute, presentando all’azienda la nota spesa, ed ottenendo direttamente in busta paga l’accredito delle spese spettanti dopo accettazione del datore di lavoro.
Gli incartamenti dei giustificativi di spesa dovranno essere conservati dall’azienda per eventuali controlli di natura fiscale dell’Agenzia delle Entrate.
Rimborso analitico e rimborso forfettario: le differenze
Quando il dipendente affronta una trasferta, l’impresa per la quale lavora ha l’opzione di scegliere tra la gestione dei rimborsi spese analitici e quelli forfettari.
La prima differenza tra i due sistemi è che il primo prevede dei limiti disposti dalla Legge mentre il secondo stabilisce un budget fisso per rimborsare le spese di viaggio.
Il rimborso a piè di lista o analitico permette all’azienda di gestire con più precisione le spese in trasferta dei dipendenti, a fronte di un maggiore controllo delle stesse.
La scelta del processo di rimborso dei costi e nella gestione delle spese da riconoscere ai dipendenti in trasferta dipende anche dalla sua tipologia durata e se è meglio gestirla con un budget predefinito oppure agli stessi basta sapere di avere le spese coperte.
A chi spetta il rimborso spese a piè di lista
Il diritto al rimborso spese a piè di lista spetta a tutti i lavoratori che svolgono una trasferta. Nel corso del suo svolgimento, i dipendenti effettueranno le spese necessarie per conseguire gli obiettivi lavorativi prefissati.
Alla conclusione dell’attività lavorativa svolta temporaneamente al di fuori della sede di lavoro, il dipendente dovrà presentare la richiesta di rimborso con la presentazione della nota all’azienda e la documentazione giustificativa delle spese.
Tali spese vanno presentate e controllate in maniera dettagliata e scrupolosa per evitare danni economici per il dipendente e l’azienda.
Infatti, bisogna tenere presente le regole in materia fiscale e per il lavoratore verificare se tali somme rimborsate concorrano o meno alla formazione del reddito da dipendente.
Rimborso a piè di lista: le regole
Questo sistema di rimborso ha delle regole fiscali che ne disciplinano il funzionamento. Prima di tutto bisogna considerare i commi 5 e 6 dell’articolo 51 del TUIR in materia di somme fiscali contributive dei dipendenti in trasferta.
La prima differenza nella nota spese a piè di lista è relativa alla tassazione delle:
- trasferte comunali, il cui rimborso va tassato direttamente in busta paga in quanto concorre a formare il reddito del dipendente;
- trasferte extracomunali, il cui rimborso non concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente per le spese documentate di vitto, alloggio e trasporto e le spese extra giornaliere con i limiti di 15,49 euro per le trasferte in Italia e di 25,82 euro per quelle all’estero.
Per il datore di lavoro, le regole in termini di deducibilità delle spese aziendali gli permettono di dedurre completamente le spese di viaggio e trasporto se sono documentate mentre per quelle di vitto e alloggio i limiti sono pari a:
- 180,76 euro al giorno per le trasferte extracomunali in Italia;
- 258,23 euro giornalieri per le trasferte all’estero;
- il 75% del totale speso delle trasferte comunali.
Le spese di trasporto e viaggio se effettuate con un mezzo proprio vengono restituite al dipendente mediante il rimborso chilometrico, secondo gli importi stabiliti dalle tabelle ACI.
Quali sono le spese di trasferta rimborsabili
Nella nota spese presentata all’azienda, tutte le spese sostenute dai lavoratori in trasferta devono essere specificate e documentate.
Questa attività deve essere svolta in maniera accurata e presentando le prove dei pagamenti corrisposti in trasferta.
Le informazioni necessarie per il rimborso al dipendente riguardano le spese sostenute in trasferta sono contenute:
- nelle ricevute per le spese di vitto e alloggio;
- nelle fatture e gli scontrini fiscali;
- nei biglietti aerei e in quelli del trasporto pubblico.
Questi sono i cosiddetti giustificativi di spesa che hanno al loro interno i dati che identificano il dipendente e quelli della prestazione corrisposta in trasferta.
La nota spese a piè di lista: il rimborso spese dipendenti delle prestazioni extra
Nella modalità di rimborso a piè di lista esiste anche il riconoscimento al dipendente da parte dell’azienda il rimborso di altre spese sostenute in trasferta.
Queste ulteriori ed eventuali spese, chiamate anche marginali, sono diverse da quelle ordinarie ma come queste ultime, devono essere documentate per essere rimborsate e sono le spese telefoniche, per parcheggi e pedaggi, di lavanderia.
Esse non portano a formare il reddito da lavoro dipendente e sono nei limiti fino ad un importo di 5,49 euro in Italia e 25,82 euro all’estero.
Infine, le aziende nella gestione dei rimborsi di spese sostenute al di fuori della sede di lavoro da parte del dipendente possono anche optare per un rimborso misto, una parte analitico per alcuni costi e forfettario per altre spese.
