L’indennità di trasferta è un rimborso che viene fornito ai dipendenti per coprire le spese sostenute durante i viaggi di lavoro.
Questo tipo di indennità può includere il rimborso per il trasporto, il vitto e l’alloggio. Tuttavia, è importante sapere che tale somma di denaro può essere concessa solo se il lavoratore si trova fuori dalla sede di lavoro abituale ed ha carattere provvisorio.
Inoltre, è necessario tenere presente che questo beneficio può variare a seconda delle politiche aziendali e dei contratti di lavoro. Alcune aziende possono concedere un’indennità fissa per ogni giorno di trasferta, mentre altre possono rimborsare solo le spese effettivamente sostenute.
È importante controllare il proprio contratto di lavoro o consultare le politiche aziendali per avere chiarimenti su come vengono calcolate e pagate le indennità in relazione alla trasferta effettuata.
Cos’è l’indennità di trasferta? È un rimborso spese?
Il diritto a un’indennità di trasferta è una quota aggiuntiva al salario che viene corrisposta a un dipendente per compensare i costi derivanti da un trasferimento temporaneo o occasionale per prestare il proprio lavoro. A differenza di un rimborso spese, essa non prevede la documentazione dei costi sostenuti. Viene generalmente erogata in relazione a viaggi di lavoro o missioni che implicano una temporanea o occasionale modifica del luogo di lavoro.
L’importo dell’indennità per andare in trasferta può variare a seconda delle politiche aziendali o delle normative contrattuali a corrispettivo di tutte le giornate di trasferta lavorativa. L’obiettivo principale dell’indennità di trasferta è assicurare che i dipendenti non subiscano una diminuzione del reddito dovuta a spese extra sostenute per un trasferimento temporaneo o occasionale.
Esempi comuni di costi che possono essere coperti da questa indennità includono il pernottamento in hotel, il cibo e i trasporti durante la permanenza in un’altra città o paese.
La differenza tra indennità di trasferta e rimborso spese è che la prima è calcolata in maniera fissa su una percentuale della retribuzione giornaliera mentre la seconda consta del rimborso spese dopo la presentazione della nota spese mostrata dal lavoratore dopo la trasferta.
Inoltre la temporaneità della trasferta ed il carattere concordato tra datore di lavoro e dipendente sono due elementi fondamentali per far sì che il lavoratore venga inviato in trasferta, oltre alla sua occasionalità.
Diaria e indennità di trasferta
Un altro elemento di confusione riguardo ai compensi del lavoratore in trasferta rimborsati dal datore di lavoro è quello che assimila indennità di trasferta e diaria giornaliera.
Anticipiamo subito che non sono la stessa cosa. Infatti, la diaria è un rimborso forfettario in riferimento a tutte le spese sostenute durante la trasferta dal lavoratore.
Invece, quando si parla di indennità di trasferta ci si riferisce al rimborso spese di trasferta che consiste in una somma aggiuntiva allo stipendio del dipendente.
Infine, entrambe sono oggetto di un regime di tassazione differente sia per il datore di lavoro che le eroga che per il lavoratore che le percepisce.
Indennità di trasferta: le tipologie
Le tipologie di indennità di trasferta sono importanti per comprendere meglio il loro funzionamento e gli effetti sull’imposizione fiscale.
Ci sono 3 tipologie di indennità in caso di trasferta con:
- indennità forfettaria prevede un rimborso delle spese di trasferta che si basa su un parametro fisso previsto nel contratto collettivo di lavoro. Non conta il settore di riferimento e l’attività lavorativa svolta ed il lavoratore otterrà questo importo stabilito, senza avere la possibilità di averne uno diverso rispetto a quanto stabilito nel CCNL di riferimento;
- rimborso a piè di lista o rimborso analitico viene scelta dal dipendente che deve presentare una nota spese, elencando i pagamenti sostenuti durante la trasferta di lavoro;
- rimborso misto è un mix tra gli altri due tipi di indennità di trasferta che permette al lavoratore di ottenere una somma forfettaria sullo stipendio ed allo stesso tempo il rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio, presentando i documenti che attestano le spese sostenute.
Quindi, in base a queste modalità di rimborso per la trasferta le ore vengono pagate in aggiunta rispetto a quelle previste dalla retribuzione ordinaria, dall’inizio fino al termine della trasferta. Ora vediamo quanto prevede la Legge in tema di tassazione della specifica indennità di trasferta.
Indennità di trasferta: la tassazione fiscale
La tipologia, le modalità di svolgimento ed il luogo della trasferta del lavoratore sono importanti per capire come le indennità percepite per le trasferte vengano tassate oppure si è esenti dal pagamento delle tasse.
In riferimento all’indennità di trasferta, a livello fiscale le regole principali sono:
- un’indennità di trasferta è imponibile se si svolge all’interno del comune della sede lavorativa tranne le spese di viaggio dimostrabili con i titoli di trasporto;
- l’importo dell’indennità di trasferta è esente dall’IRPEF e non configura reddito imponibile se non supera i 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e i 77,46 euro giornalieri per le trasferte all’estero;
- se al rimborso della trasferta forfettaria si aggiunge quello delle spese di trasferta a piè di lista, come le spese di vitto e alloggio, i limiti per essere esenti dall’imposizione fiscale sono di 30,89 giornalieri per le trasferte nazionali e 51,64 euro al giorno per quelle all’estero;
- in caso di rimborso analitico, i limiti di non imponibilità del rimborso spese di trasferta sono di 15,49 euro al giorno per quelle nel territorio nazionale e 25,82 euro giornalieri per le trasferte fuori dall’Italia;
- la tassazione è del 50% per i dipendenti che svolgono il loro lavoro in luoghi diversi.
Invece, in merito alla deducibilità delle spese del dipendente in trasferta sul reddito d’impresa di tale indennità, esse constano:
- per il 75% del loro importo fino ad un limite massimo giornaliero di 180,76 euro per le trasferte in Italia e 258,23 per le trasferte all’estero;
- per il rimborso forfettario non ci sono limiti di importo sulla deducibilità;
- per il sistema misto, la parte forfettaria è interamente deducibile, quello analitica o rimborso spese a piè di lista valgono i limiti giornalieri di deducibilità precedentemente descritti.
In conclusione, il trattamento fiscale e contributivo della trasferta viene calcolato in base al luogo di svolgimento e alla tipologia di indennità trasferta percepita e erogata.
